Strategia flotowa to proces planowania mobilności pracowników, ze szczególnym naciskiem na samochody służbowe, których dobór, tak samo jak pozostałych usług okołoflotowych, ma na celu optymalne wspieranie strategii firmy. Strategia flotowa opisana jest najczęściej w dokumencie pt. Polityka samochodowa, który określa cele związane z użytkowaniem samochodów służbowych w firmie, ich rodzaje, uprawnione do korzystania z nich osoby oraz prawa i obowiązki zarówno użytkownika, jak i firmy. Zawiera również zasady postępowania w określonych przypadkach. Od czego w takim razie zacząć, budując strategię flotową i na co zwrócić szczególną uwagę? Wyjaśniamy w naszym najnowszym artykule.
Strategia Flotowa – jak zacząć?
Od czego zacząć budowanie strategii flotowej? Pierwszym krokiem powinno być poznanie długoterminowych celów Twojej organizacji oraz potrzeb, jakie mają być zaspokajane za pośrednictwem aut służbowych. To niezbędne, aby określić marki i modele samochodów, które będą optymalnie wspierać mobilność w biznesie, sposób finansowania (zakup za gotówkę, leasing czy wynajem długoterminowy) i model serwisowania. Mając samochody i usługi okołoflotowe, warto się zastanowić nad wdrożeniem narzędzi wspierających osoby zarządzające flotą, bo epoka Excela jako „jedynego przyjaciela flotowca” dawno już minęła. Obecnie niezbędne są systemy informatyczne, umożliwiające automatyczne raportowanie, ułatwiające analizowanie danych dotyczących kosztów i wykorzystania floty. Dzięki rozszerzeniu systemu informatycznego o elektroniczny obieg dokumentów (protokoły przekazania czy dokumentację zdjęciową) i platformę do komunikacji z kierowcami, zwiększa się efektywność pracy osób zarządzających flotą i możliwe staje się wyeliminowanie papieru. Telematyka oparta na technologii GPS jest kolejnym nowoczesnym rozwiązaniem, które pozwala uzyskać precyzyjne informacje na temat wykorzystywania samochodów służbowych. Platformy aukcyjne wykorzystywane przez współczesne działy zakupów również ułatwiają optymalizację procesu pozyskiwania samochodów i usług w sposób cyfrowy, półautomatyczny, zapewniając przy tym dokumentację całego procesu i dostęp do najlepszych ofert.
Strategia flotowa – jakie koszty?
Korzystanie z samochodów służbowych w firmie wiąże się z koniecznością ponoszenia istotnych kosztów. Ceny nowych aut, paliwa, części zamiennych, ubezpieczenia czy roboczogodziny powodują, że jest to drugi największy, po budżecie na wynagrodzenia, obszar kosztów. Na to, jak duże wydatki firma będzie ponosiła, składają się następujące kwestie: kto będzie jeździł samochodami służbowymi (dla jakich stanowisk będą przypisane), jakiej klasy, jak będą serwisowane oraz w jakim zakresie kierowcy będą mogli je wykorzystywać do celów prywatnych. Ważna jest równowaga między wszystkimi tymi aspektami tak, aby zachować przewagę konkurencyjną na rynku. W odniesieniu do floty jest ona kształtowana przez dwie przeciwstawne siły – koszty i benefity. Flota utrzymywana mniejszym nakładem finansowym, a tym samym zapewniająca niższy standard pojazdów i niewielki zakres usług, pozytywnie wpłynie na koszty produkowanych towarów czy świadczonych usług, ale utrudni za to pozyskiwanie na rynku profesjonalnych pracowników.
Strategia flotowa jako sposób na optymalizację kosztów
Strategia flotowa określa również kierunek w zakresie optymalizacji kosztów firmy. Dzięki niej wiemy komu, jakie samochody należy zapewnić i w jakim zakresie umożliwić ich użytkowanie. Jak każda strategia, wymaga jednak zmian będących odpowiedzią na aktualną sytuację rynkową. Przykładem dopasowywania strategii flotowej do dynamicznych zmian na rynku jest coraz częściej rozważane pozyskanie przez firmy samochodów w nadwoziu crossoverów, które cieszą się niesłabnącą popularnością wśród klientów (mniejsza utrata wartości) i zajmują coraz więcej miejsca w portfolio producentów aut. Wspomniana już telematyka i zakres jej wykorzystania to także rozwiązanie, które pozwala optymalizować koszty użytkowania samochodów. Dzięki niej nie tylko zawsze wiadomo, czy kierowca jeździ bezpiecznie i ekonomicznie, czy jeżdżąc do klientów, wybiera optymalną trasę, czy w czasie wolnym od pracy nie pokonuje niepotrzebnie dodatkowych kilometrów jak również czy nie angażuje się w dodatkowe zarobkowanie przy wykorzystaniu samochodu służbowego.
