Jednym z najistotniejszych i podstawowych dokumentów wewnątrz firmowych związanych z flotą samochodową jest tzw. Polityka Samochodowa znana również pod anglojęzyczną nazwą Car Policy. To regulamin użytkowania aut służbowych. Jej głównym zadaniem jest określenie w sposób szczegółowy zasad korzystania z aut firmowych oraz postępowania w przypadku różnego rodzaju zdarzeń. Dobrze opracowana polityka w dużym stopniu wpływa na efektywniejsze zarządzanie flotą oraz jednoznacznie prowadzi do optymalizacji kosztów jej utrzymania. Dokument taki przede wszystkim powinien być zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Kolejną ważną sprawą jeżeli chodzi o posiadanie tego typu dokumentu jest prewencja. Już sam fakt istnienia polityki flotowej wpływa na użytkowników aut oraz na ich podejście o dbałość o powierzone mienie.
Po co nam polityka flotowa?
Kolejną bardzo istotną kwestią jest bieżące edytowanie i aktualizowanie dokumentu wraz ze zmieniającymi się przepisami prawa. Zapisy nie mogą być martwe i muszą być na bieżąco dostosowywane nie tylko do przepisów prawnopodatkowych ale także do zmian wewnątrz firmowych.
Jak powinien wyglądać regulamin polityki flotowej?
Odnosząc się do powyższego aby polityka flotowa funkcjonowała prawidłowo koniecznym jest spełnienie kilku warunków do jej wdrożenia i realizacji:
- Akceptacja przez zarząd,
- Obowiązek zapoznania się z dokumentem przez wszystkie osoby korzystające z aut,
- Niestosowanie wyjątków w jej stosowaniu,
- Zamieszczenie polityki flotowej w wewnętrznym systemie firmy np. Intranet.
Jak stworzyć politykę flotową w firmie?
Polityka flotowa jest dokumentem wewnętrznym danej organizacji a więc nie jest nadrzędna nad innymi przepisami prawa. Dokumentem który w pierwszej kolejności reguluje zapisy które powinny się znaleźć w tym dokumencie to kodeks pracy. Dlatego też istotne jest aby zapisy które pojawiają się w polityce były tożsame z zapisami min. kodeksu pracy w przeciwnym razie polityka może nie mieć mocy prawnej. To kodeks pracy reguluje bowiem wszelkie kwestie związane z pracownikiem i pracodawcą.
Polityka flotowa powinna być możliwie jak najbardziej sprecyzowana, jasna i czytelna dla użytkowników oraz zgodna z przepisami prawa co pozwoli na uniknięcie wielu konfliktów, utrzymania kosztów floty w ryzach ale też ewentualnego dochodzenia odpowiedzialności od pracownika.
Jak zatem powinien wyglądać regulamin floty dokument i co zawierać ?
- Tytuł
- Wstęp – określający czym jest dokument i w jakim celu został stworzony,
- Definicje i użyte skróty – ułatwi to i wyjaśni interpretację użytych pojęć,
- Przedstawienie działu floty i osoby Fleet managera,
- Kategorie pojazdów dopuszczonych prze firmę do korzystania – to istotna informacja określająca z jakich środków transportu pracownik może korzystać,
- Metody i sposoby pozyskiwania i przydziału aut oraz ich wymiany – wykluczy to niepotrzebne ewentualne sytuacje sporne lub niejasności w kwestii przydziału auta,
- Zasady użytkowania mienia firmowego w tym użytkowania auta do celów prywatnych,
- Procedury postępowania w przypadku wystąpienia awarii, szkody komunikacyjnej lub konieczności przeprowadzenia naprawy lub innych niestandardowych sytuacji,
- Zasady użytkowania z kart paliwowych,
- Zasady odpowiedzialności użytkownika – to bardzo istotna kwestia pozwalająca w późniejszym terminie uniknąć wielu nieporozumień,
- Zasady rozliczenia i wycofania auta z eksploatacji,
- Załączniki min.
- Protokół zdawczo – odbiorczy,
- Wnioski o zgodę na korzystanie z auta podczas urlopów i wyjazdów poza granice kraju,
- Oświadczenia o zapoznaniu się z treścią polityki flotowej,
- Druk zgłoszenia szkody komunikacyjnej.
Polityka flotowa to swojego rodzaju ABC korzystania z auta służbowego. Zabezpiecza interesy pracodawcy ale i samego Fleet Managera jak również dba o interesy pracownika dlatego też powinna znaleźć swoje miejsce w każdej firmie
