Samochód zastępczy to usługa, która od wielu lat powszechnie jest wykorzystywana przez organizacje użytkujące pojazdy. Jeśli pojazd jest niezbędnym narzędziem dla świadczenia usług naszym klientom bądź sprzedaży produktów zapewnienie mobilności pracownikom jest kluczowym zadaniem.
Samochody zastępcze dla Twojej floty samochodów
Samochody wykorzystywane przez firmy są z reguły nowymi pojazdami, a ich wiek rzadko kiedy przekracza 5 lat. Jednak z racji na intensywne użytkowanie sięgające niejednokrotnie 50 czy nawet 70 tys. kilometrów rocznie zdarzają się awarie lub szkody, które na określony czas eliminują pojazdy ze służby dla przedsiębiorstwa. Trudno sobie wyobrazić aby w tym czasie pracownicy zmuszeni byli do pozostania bezproduktywnymi. Najpowszechniej stosowaną formę finansowania samochodów dla przedsiębiorstw jest wynajem długoterminowy, w ramach którego samochód zastępczy jest bardzo często wykorzystywaną usługą. Dzięki niej w zamian za stałą miesięczną stawkę, wchodzącą w skład raty serwisowej dostawca gwarantuje nam zapewnienie mobilności w przypadku wystąpienia zdarzeń o których mowa powyżej. W przypadku usługi takiej jak zarządzanie flotą pojazdów jest to niezwykle istotny aspekt tego zagadnienia.
Kiedy należy nam się auto zastępcze, jakie i kto za to płaci przy flocie pojazdów?
Decydując się na usługę z samochodem zastępczym trzeba jednak wiedzieć o kilku podstawowych aspektach, które się z nią wiążą. Tym samym zasadom będą podlegały pojazdy zastępcze zapewniane na mocy umowy ubezpieczeniowej (najczęściej assistance) lub też realizowanych odpłatnie na podstawie kosztów rzeczywistych.
- Dostępność. Najczęściej stosowaną zasadą zapewniania gotowości podstawienia samochodu zastępczego jest przypadek kiedy pojazd, który został unieruchomiony z powodu awarii czy szkody nie może zostać naprawiony tego samego dnia. Wtedy zaraz po potwierdzeniu takiej diagnozy CFM czyli dostawca wynajmu długoterminowego lub ubezpieczyciel we współpracy ze swoimi partnerami, którymi są m.in. wypożyczalnie pojazdów podstawia samochód zastępczy kierowcy. Oczywiście poziom usług może być wyższy i spotka się gwarancję mobilności oferowaną również przy przeglądach okresowych, które z reguły trwają około 2 godzin. Trzeba jednak pamiętać, że będą się z tym wiązały dodatkowe koszty, a usługa może być trudna do wyegzekwowania czy po prostu zbędna. O ile serwis do którego trafił nasz samochód dysponuje pojazdami zastępczymi dostępność ich może być wręcz natychmiastowa jednak przy konieczności podstawienia z odległej lokalizacji krótki czas reakcji może być tylko martwym zapisem w umowie.
- Standard. Zapisem stosowanym w umowach wynajmu długoterminowego czy assistance od ubezpieczyciela jest określenie standardu zapewnianego samochodu jako adekwatny do użytkowanej klasy ale maksymalnie do poziomu kategorii D. Oczywiście takie zapisy pokryją znakomitą większość potrzeb kierowców przedsiębiorstwa ale już dla najwyższej kadry managerskiej użytkującej na co dzień samochody klasy E lub wyżej mogą stanowić trudne do zaakceptowania ograniczenie. Takie zapisy wiążą się często z utrudnioną dostępnością tego typu samochodów jak też z ich kosztami. Poza standardem należy być świadomym, że samochód możemy dostać w innym nadwoziu niż oczekiwane – hatchback lub cross over zamiast kombi jest dość typowym przykładem. Dodatkowo nie możemy liczyć, że samochód będzie w jakimkolwiek stopniu spełniał nasze oczekiwania poczynając od rodzaju paliwa, a skończywszy na wyposażeniu. Istotną niedogodnością może być konieczność korzystania z samochodu zastępczego z manualną skrzynią biegów szczególnie kiedy od lat korzystaliśmy ze skrzyni automatycznej co jest coraz powszechniejsze w dobie samochodów hybrydowych.
- Ubezpieczenie i uszkodzenia. Warto również zwrócić uwagę aby samochody zastępcze, które są nam oferowane posiadały pełen pakiet ubezpieczenia oraz rozsądne poziomy udziałów własnych. Musimy być świadomi, ze samochód zastępczy ubezpieczony z wysokim udziałem własnym będzie korzystniejszy kosztowo dla firmy go zapewniającej ale nie musi być takim dla korzystającego. Coraz rzadziej zdarzają się przypadki kiedy udziały własne na samochodach zastępczych sięgały 4000 zł i spowodowanie każdej szkody mogło się wiązać z koniecznością poniesienia tak dotkliwych kosztów jednak warto na to zwrócić uwagę. Trzeba wiedzieć, że wszelkie ograniczenia ubezpieczeniowe dotyczące samochodu zastępczego będą wpływały na jego niższe koszty i nie zawsze muszą być one spójne z zapisami naszej polityki samochodowej dotyczącymi np. tego kto może nim kierować, czy można przewozić zwierzęta itp. Co istotne samochód zastępczy będzie szczegółowo obejrzany przy wydawaniu jak też przy zdaniu dlatego jakiekolwiek drobne uszkodzenia, na które nie zwrócilibyśmy uwagi na samochodzie wykorzystywanym długoterminowo jak odpryski, ryzy czy zabrudzenia mogą wiązać się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów
- Opony. Rzadko kto wie, że w 95% przypadków samochody zastępcze wyposażone są w opony wielosezonowe czyli takie, które z jednej strony nie wymagają sezonowych wymian jednak gorzej się sprawują w trudnych warunkach pogodowych występujących zimą szczególnie w rejonach górskich. Trzeba sobie zdawać sprawę z tej specyfiki i informować użytkowników, że coś co jest zastępcze nigdy nie będzie 100% substytutem czegoś co świadomie wybrała nasza organizacja zamawiając pod specyficzne oczekiwania. Dla wielu organizacji akceptacja wyposażenia samochodów zastępczych w opony wielosezonowe jest nie do zaakceptowania i zdarza się, że nie dochodzi do udostępnienia samochody z powodu braku gotowości wykorzystywania go na takich oponach.
- Tankowanie i zachowanie czystości. Odbierając samochód zastępczy nie możemy liczyć, że będzie on wyposażony w kartę paliwową. Częstym rozwiązaniem jest wystawienie upoważnienia lub autoryzacji umożliwiającej korzystanie z karty przypisanej do samochodu podstawowego jednak nie wszyscy dostawcy kart umożliwiają tego typu usługę. W takich przypadkach będzie to wpływało na konieczność korzystania z kart służbowych, zaliczek lub środków własnych i rozliczania ich. Warto też zauważyć, że niedotakowanie pojazdu może się wiązać z istotnymi kosztami mającymi obligować korzystających z nich do oddawania ich z taka samą ilością paliwa. Należy jednak zauważyć, że w ostatnich czasach zmienia się standard wydawanego pojazdu w kontekście paliwa gdzie kiedyś był on zawsze do pełna zatankowany teraz raczej trafia do nas na głębokiej rezerwie. Należy zwrócić również uwagę aby samochód zdawać umyty gdyż zdanie brudnego może się nie tylko wiązać z nałożeniem przez dostawcę dodatkowych kosztów, wyższych niż te co my byśmy ponieśli ale również argumentację, że jakieś uszkodzenia były niewidoczne z powodu zabrudzeń w chwili zdania i próbę podciągnięcia ich i przerzucenia kosztów na korzystającego
- Brak dowodu i potwierdzenia OC. Należy pamiętać, że samochód zastępczy nie będzie wyposażony w dowód stały, a co najwyżej w jego kopię jak i polisy OC. Brak oryginału dowodu rejestracyjnego ale i same ograniczenia dostawcy samochodów zastępczych w zasadzie uniemożliwiają wyjechanie nim poza granice kraju co znacząco może wpłynąć na realizację planów służbowych czy prywatnych. Otrzymanie samochodu w standardzie bez dokumentów i OC mimo, ze dopuszczalne bo zgodne z przepisami bo nie jest obowiązkowe ich posiadanie w pojeździe może powodować, że spowodowanie jakiejkolwiek szkody będzie częściej wiązało się z wezwaniem przez poszkodowanego policji i koniecznością zapłacenia mandatu niż sporządzenia jedynie oświadczenia sprawcy
- Zwrot samochodu. Zwrot samochodu zastępczego najczęściej jest oczekiwany w miejscu jego wydania. Nie stanowi to problemu jeśli awaria czy szkoda powstała w okolicy naszego zamieszkania ale jeśli dojdzie do niej na drugim końcu kraju musimy się liczyć, że będziemy musieli odbyć dodatkową podróż aby odebrać nasz podstawowy samochód
Mimo ograniczeń jakie wiążą się z korzystaniem z samochodu zastępczego jest to świetna usługa umożliwiająca pozostawać w pełnej mobilności kierowcom nawet w przypadku kiedy ich pojazdy uległy poważnym awariom czy szkodom komunikacyjnym.
