Zarządzanie flotą w organizacji jest niezwykle złożonym i strategicznie istotnym procesem wpływającym na rentowność całego biznesu. System monitorowania pojazdów jest stałym elementem wyposażenia każdego departamentu floty w Polsce jako skalowalny system do zarządzania flotą.
System monitorowania pojazdów – jak to działa?
Najpierw odpowiedzmy sobie na kluczowe pytanie; system monitorowania pojazdów – dla kogo? Firma, która chce zarządzać flotą w sposób poprawny musi automatyzować procesy pozyskiwania, kategoryzowania i prezentacji danych w sposób rzetelny i stabilny. System monitorowania pojazdów we flocie jest narzędziem pracy każdego decydenta flotowego, które chce w sposób elastyczny zarządzać flotą bez utraty zadowolenia pracowników, efektywności pracy, jakości operacji i mobilności.
System monitorowania pojazdów – jak to działa? Odpowiedź na to pytanie kieruje nas w stronę pojęcia telematyki. Monitoring GPS pojazdów to nic innego jak lokalizator GPS w samochodzie połączony z systemem GPS wraz z całym systemem teleinformatycznym do obsługi i prezentacji danych. Telematyka jest i będzie kluczowym elementem rozwoju firm i flot w oparciu o dane pochodzące z firmowego pojazdu i dotyczące jego lokalizacji. Telematyka pozwala zachować rentowność biznesu i rewidować kluczowe, z puntu widzenia efektywności procesów biznesowych, obszary w obrębie firmowej floty
Jakie są główne korzyści systemu monitorowania pojazdów?
System monitorowania pojazdów wchodzący w skład nowoczesnej telematyki korzystnie wpływa na wiele elementów w obrębie zarządzania flotą. System do zarządzania flotą, którego elementem jest system GPS dla flot, pozwala na:
– pełną rewizję miejsc powstawania kosztów we flocie,
– stabilizację budżetu i efektywne planowanie wydatków w organizacji,
– zarządzanie trasami i czasem pracy kierowców,
– zwiększenie efektywności i wydajności realizowanych w oparciu o samochody w firmie procesów,
– wsparcie przy rozliczeniach podatkowych i poprawnej archiwizacji dokumentacji flotowej,
– wsparcie w policzalnej redukcji emisji CO2 we flocie i elektryfikacji,
– realizację ambitnych projektów z zakresu employer brandingu i biznesu odpowiedzialnego społecznie (CSR/ESG),
– cyfryzację dokumentacji flotowej,
– zarządzanie flotą samochodową z poziomu aplikacji (online),
– skalowalność systemu i dopasowanie do każdego rodzaju floty,
– zarządzanie flotą samochodową w firmie w oparciu o szereg raportów zarządczych,
– minimalizowanie skutków drastycznych zmian rynkowych, geopolitycznych i ekonomicznych (COVID-19, wojna, inflacja itd.).
Główne korzyści systemu monitorowania pojazdu dotykają rdzenia sprawności biznesowej każdej organizacji, która wykorzystuje samochodu do codziennych operacji. System monitorowania pojazdów pozwala zmniejszyć koszty eksploatacji i zwiększyć wydajność wykorzystania aut w firmie.
System monitorowania pojazdów – jaki koszt?
Zarządzanie flotą to również pełna kontrola nad kosztami. W ramach łącznych kosztów użytkowania pojazdu (TCO) największy udział stanowią wydatki ponoszone na paliwo i opłaty leasingu/kredytu/wynajmu pojazdu. Koszt systemu do zarządzania flotą, w tym systemu telematycznego, stanowi niewielkie procent miesięcznych kosztów samochodu w firmie (poniżej 10% miesięcznego TCO!).
W skład kosztu systemu monitorowania pojazdu wchodzi oczywiście opłata abonamentowa, która jest stała przez cały okres trwania kontraktu – zazwyczaj jest to 24 lub 36 miesięcy. Jednak każdy świadomy zarządca floty zapewne wie, że tak samo jak przy wyliczeniach TCO, łączne koszty eksploatacji systemu monitorowania pojazdu w firmie składają się z wielu elementów, które należy w odpowiedni sposób zaplanować:
– koszt montażu
– koszt demontażu / przekładki
Tylko transparentni dostawcy usług telematyki do flot, w sposób otwarty, prezentują wszystkie koszty w całym okresie eksploatacji systemu. Firmy o mniejszej stabilności, nastawione na zwinne i jednorazowe zapełnienie swojej bazy klientów, często stosują praktyki dodatkowych opłat m.in. za:
– szkolenia produktowe i wdrożenie systemu,
– gwarancję na sprzęt i technologię,
– aktualizacje oprogramowania,
– dodatkowe raporty lub wsparcie analityków.
Nie sztuką jest zaoferować jakieś rozwiązania i usługi, ale wywiązać się z obietnic w ramach długoterminowego kontraktu. W ramach procesu zakupowego do floty i firmy trzeba zwrócić szczególną uwagę na stabilność partnerów biznesowych, ich renomę i poziom know-how. Wysokość opłat abonamentowych za system monitorowania pojazdów powinna być jedną z ostatnich zmiennych branych pod uwagę w ramach zakupów do firmy.
System monitorowania pojazdów jako sposób na oszczędności w firmie
Generowanie oszczędności w firmie jest łatwe – wystarczy zredukować ilość pracowników oraz zmniejszyć liczebność floty. To logiczne.
Jednak, jeżeli chcecie ograniczyć koszty bez wpływu na jakość świadczonych usług, morale pracowników oraz poziom ich mobilności, potrzebujecie bardzo rzetelnych danych przedstawionych w zrozumiały sposób. Podejmowanie decyzji biznesowych na bazie emocji, a nie twardych danych, zawsze będzie droga donikąd.
Telematyka, która zawiera w sobie system monitorowania pojazdów, pozwala podejmować decyzje na podstawie technologii i transmisji danych w procesie rewizji i optymalizacji kosztów. Monitoring GPS pojazdów umożliwia błyskawiczny zwrot z inwestycji i bardzo korzystnie wpływa na stabilizację kosztów, zachowanie kierowców i efektywność procesów biznesowych w firmie.
