Kontrola samochodów firmowych jest niezbędnym procesem aby zachować jednocześnie balans pomiędzy wydatkami jaki generuje flota samochodowa w firmie, a zyskami jakie poprzez samochody firmowe notuje dany biznes. Rentowność operacji flotowych i zapewnienie mobilności użytkownikom pojazdów w firmie wymaga zastosowania system zarządzania flotą na pełną skalę.
Kontrola eksploatacji pojazdu służbowego.
Flota samochodowa w firmie, obok obszaru kosztów osobowych, stanowi jedną z największych części budżetu każdego przedsiębiorstwa. Tak samo jak skrupulatnie kontrolujemy każdą złotówkę wydaną na wynagrodzenia, premie, podatki i koszty rekrutacyjne, tak samo kontrola samochodów firmowych jest rdzeniem budżetowego balansu strategicznie ważnego elementu biznesu.
Kontrola eksploatacji pojazdu służbowego może budzić negatywne skojarzenia – wszak sformułowanie kontrola, audyt czy śledzenie są nacechowane dość negatywnie w naszym języku. Z drugiej strony, każdy przedsiębiorca i operator floty potwierdzi, że bez odpowiedniego systemu zarządzania flotą samochodową w firmie nie można mówić o zapewnieniu pełnej mobilności pracownikom w ramach określonych KPI (finansowych i operacyjnych).
Kontrola eksploatacji pojazdu służbowego jest konieczna jeżeli chcemy minimalizować ryzyka, do których możemy zaliczyć:
– niezgodne z przepisami ruchu drogowego eksploatowanie auta firmowego,
– niezgodne z założeniami polityki flotowej użytkowanie samochodu firmowego,
– nieplanowane przestoje spowodowane usterkami i omijaniem okresowych przeglądów,
– zwiększone ryzyko nadużyć paliwowych,
– większe wydatki na paliwo oraz zmniejszona efektywność przejazdu,
– brak odpowiednich metod rozliczania czasu pracy kierowców oraz użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych,
– brak narzędzi do kompleksowej komunikacji z kierowcami,
– brak systemu do zarządzania flotą poprzez rzetelne dane.
Zatem, kontrola eksploatacji pojazdu służbowego powinna być realizowana w stopniu umożliwiającym zbiorcze analizowanie wszystkich, strategicznych z punktu widzenia danej firmy, elementów użytkowych pojazdu oraz operującego nim pracownika.
System zarządzania flotą jest technologiczną odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na usługi zarządzania samochodami w firmie; globalny rynek usług administrowania zasobami firmowymi w 2017 roku był wyceniany na ok. 13,7 miliarda dolarów. W 2022 ten sam sektor usług był wart blisko 28 miliardów dolarów. Trend ten dowodzi że flota samochodowa w firmie postrzegana jest również poprzez pryzmat ryzyka i mnogości procesów.
Aby kontrola samochodów firmowych była realizowana w sposób kompleksowy, umożliwiający skalowalny rozwój firmowego car parku, nie może obejść się bez nowoczesnych systemów teleinformatycznych, jak np. monitoring GPS floty.
Samochody firmowe — dlaczego warto je kontrolować?
Nakłady finansowe, jakie firmy przeznaczają na użytkowanie, finansowanie i remarketing pojazdów służbowych cały czas rośnie. Rosnące koszty paliw, coraz droższe ubezpieczenia flotowe czy drastyczne zmiany cen usług powodują, że aby zachować finansową efektywność flota samochodowa w firmie należy z całą stanowczością realizować kontrola samochodów firmowych. Bez strategii, celów i narzędzi do zarządzania flotą możemy narazić nasz biznes na:
– ryzyko utraty rentowności biznesu z uwagi na brak kontroli wszystkich kategorii kosztów we flocie,
– ryzyko zmniejszonej jakości realizowanych usług z uwagi na brak mobilności pracowników i złe zarządzanie mieniem firmowym w czasie i przestrzeni,
– ryzyko zwiększonej szkodowości we flocie spowodowane brakiem kontrola samochodów firmowych,
– ryzyko spadku produktywności wynikające z braku odpowiedniej technologii do rewizji stanu faktycznego oraz etapów realizacji KPI w obszarze firmowego car parku.
Zdalna kontrola pojazdów firmowych.
System zarządzania flotą, do którego możemy zaliczyć do najpopularniejszych i zarazem najbardziej niezawodnych, to z pewnością telematyka. System telematyczny we flocie pozwala w sposób bezpieczny pobierać i analizować na żywo ogromne ilości danych pochodzące z każdego pojazdu, maszyny lub zasobu w firmie.
Zdalna kontrola pojazdów firmowych to wygoda dostępu do aplikacji oraz rozwiązań webowych, które dają możliwość analizowania i podejmowania decyzji odnośnie firmowego mienia niezależnie od okoliczności. Nowoczesne rozwiązania telematyczne, łącząc się z firmowym systemem CRM oraz platformami ERP innych dostawców (karty paliwowe, leasing) tworzą ekosystem pozwalający redukować koszty, zwiększać efektywność działań biznesowych oraz realizować każdy projekt kategoryzowany jako społeczna odpowiedzialność biznesu.
Ile kosztuje nadzór nad samochodami firmowymi?
Kontrola samochodów firmowych to zaledwie kilka procent miesięcznych wydatków ponoszonych z tytułu kosztów użytkowania pojazdu w firmie. Flota samochodowa w firmie pozostawiona bez kontroli, bez procedur i profesjonalnej opieki, bardzo szybko stanie się kulą u nogi każdego przedsiębiorcy.
Złożoność i wielowątkowość procesu efektywnego zarządzania flotą w firmie skłania wielu właścicieli firm do skorzystania z usług profesjonalnych firm outsourcingowych w zakresie car fleet managementu. Dzięki praktycznemu doświadczeniu i korzystanej formule rozliczeń – kontrola samochodów firmowych może odbywać się nie tylko za pośrednictwem system GPS, ale i przy współudziale wyspecjalizowanych firm jak Jania Fleet Mobility.
Zdrowy biznes musi opierać się o analizę danych i układ sprawdzonych procesów. Przy kontroli nad samochodami firmowymi z trzeba pamiętać, że sposób zarządzania flotą, i system użyty do administrowania firmowym car parkiem, będą miały strategiczny wpływ na poziom finansowego powodzenia naszego przedsiębiorstwa.
